فرص عمل – مساعد اداري – دوام جزئي
هل يتطلب خطاب تقديم؟:
نعم
إرشادات تقديم الطلبات:
نشجع النساء بنشاط على اغتنام الفرص وكسر الحواجز والتفوق في حياتهن المهنية. انضمي إلى فريقنا، حيث سيتم تقدير مهاراتك وأفكارك ومساهماتك ورعايتها، وتعزيز ثقافة الشمول وتمكين المرأة.
الموعد النهائي لتقديم الطلبات: 01/09/2024
هل يناسبك هذا الوصف؟
يرجى إرسال سيرتك الذاتية وخطاب التقديم باللغة الإنجليزية. لن يتم النظر في السيرة الذاتية فقط.
يجب إرسال الطلبات عبر البريد الإلكتروني إلى tripoli.job@solidarites-liban.org مع تضمين الكلمة الرئيسية “مساعد إداري – اسمك” في الموضوع.
ملاحظة: قد يتم إغلاق الوظيفة الشاغرة قبل الموعد النهائي. شكرًا لكم على تفهمكم
لمزيد من المعلومات حول Solidarités International، يرجى الرجوع إلى موقعنا الإلكتروني: http://www.solidarites.org/en/
البريد الإلكتروني للشخص المسؤول:
tripoli.job@solidarites-liban.org
الوصف:
الهدف/المهمة:
على مستوى القاعدة المخصص له، يدعم المساعد الإداري المدير في فتح قاعدة جديدة، وفي معالجة العمليات المحاسبية وكذلك جميع المهام المتعلقة بالموارد البشرية
الأولويات لأول شهرين أو ثلاثة أشهر:
الموارد البشرية:
– التعرف على الفريق والتعرف على جميع القواعد والإجراءات وإجراءات التشغيل القياسية واللوائح الداخلية للموظفين.
– إتقان استخدام برنامج الموارد البشرية (homere) وإجراء حسابات الرواتب.
– تعلم جميع جوانب التسجيل/الأرشفة الرقمية المتعلقة بالمنصب.
المالية:
– التعرف على جميع الأدوات والعمليات الداخلية.
– تحمل المسؤولية عن إدارة المستندات والقيود المحاسبية.
– التعامل مع إدارة النقدية الصغيرة.
– إدارة توثيق وأرشفة الملفات المحاسبية.
الأدوار والمسؤوليات:
قائمة الأنشطة الرئيسية:
الإدارة الإدارية للموظفين:
• الترحيب بالموظفين الجدد والمشاركة في إحاطتهم الإدارية
• مساعدة المدير في المتابعة الإدارية وعملية التوظيف
• ضمان أرشفة الملفات الفردية ومراقبتها وتسليم جميع الوثائق المتعلقة بالحياة المهنية لموظفي Solidarités International
• ضمان سرية جميع بيانات الموارد البشرية
• المشاركة في مراقبة عقود العمل في القاعدة
• جمع تفاصيل الدفع ودمجها في برنامج إدارة الموارد البشرية (Homere)
• إصدار كشوف الرواتب والإشراف على دفع الرواتب بعد موافقة المدير
• حساب الضرائب والرسوم وإنشاء سجلات الرواتب للمنظمات ذات الصلة
• تحديث مخطط التنظيم للقاعدة
• مساعدة المدير في تنظيم وإجراء الاجتماعات مع ممثلي الموظفين
• المشاركة في تطبيق السياسات المتعلقة بالرواتب والمزايا لـ Solidarités International
• مراقبة التغييرات في تكلفة المعيشة
إدارة الفريق
• تدريب ودعم أعضاء الفريق تحت إشرافه
• ضمان استبدال الحد الأدنى لأعضاء الخدمات الإدارية في حالة الغياب (أيام، مرض، إلخ.)
الخزانة / المحاسبة / الإدارة
• الإشراف على الصيانة المادية وسلامة صناديق النقد
• إعداد الإغلاق الشهري والمراجعة وسلامة الحسابات للقاعدة
• إصدار القسائم والإشراف على أرشفة السجلات
• المشاركة في عمليات التدقيق أو أي فحوصات صادرة عن الشركاء أو المكتب الرئيسي، على مستوى القاعدة
• المشاركة في توحيد متابعة الميزانية وتوقعات النقد على مستوى القاعدة
• مراقبة مواعيد استحقاق مدفوعات العقود التي يديرها منسق الإدارة
• إعداد قائمة باحتياجات السيولة بالتنسيق مع منسق الإدارة
• تنفيذ عمليات الدفع والتقدم، ضمن المبادئ التوجيهية المعمول بها
• الاحتفاظ بسجل المدفوعات النقدية وسجل أمين الصندوق
• تسجيل التحويلات الميزانية والاحتفاظ برموز المحاسبة
• التحقق، قبل التسجيل، من أن السجلات تتوافق مع اللوائح وإجراءات منظمة التضامن الدولية
• ترجمة المستندات المحاسبية إذا لزم الأمر
• صرف العملات بناءً على طلب الرؤساء
• التحقق من أرصدة النقد يوميًا والإبلاغ عن أي اختلافات إلى الرؤساء
• أرشفة السجلات المحاسبية وفقًا لإجراءات منظمة التضامن الدولية بعد التحقق النهائي من الإيصالات وما إلى ذلك.
• ضمان أمن النقد وسرية المعلومات
التقارير/التواصل:
• المشاركة في الإشراف على اللوائح السارية
• مساعدة منسق الإدارة في العلاقات مع السلطات الإدارية
منصب مخطط التنظيم (التقارير والعلاقات الوظيفية)
مدير الخط: مدير الإدارة
تقرير(تقارير) الخط على القاعدة:
المدير الوظيفي:
تقرير(تقارير) الوظيفة:
قم بكتابة اول تعليق