فرص عمل مطلوب مسؤول/ة المشتريات

فرص عمل مطلوب مسؤول/ة المشتريات

 

يتطلب رسالة مع الطلب؟:
نعم
توجيهات التقديم:

يرجى إرسال السيرة الذاتية وخطاب التقديم إلى عنوان البريد الإلكتروني التالي: hr@nusaned.org

يجب أن يتضمن سطر موضوع البريد الإلكتروني “موظف مشتريات” (سيتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحتوي على سطر الموضوع هذا)

نظرًا للعدد الكبير من المتقدمين، سيتم الاتصال بالمرشحين المختارين فقط.

اسم الشخص المسؤول:
Sandra Saleh
وظيفة الشخص المسؤول:

رئيس العمليات والأفراد والثقافة
البريد الالكتروني للشخص المسؤول:
hr@nusaned.org
الموقع\الرابط للتقديم:
http://www.nusaned.org
الوصف:

وصف وظيفي مفصل

الإشراف على تطوير وتنفيذ استراتيجيات المشتريات والتخزين والتوزيع، واقتراح التوصيات حسب الحاجة لضمان نجاح وامتثال جميع الأنشطة المتعلقة بالمشتريات.

إعداد وتحديث والالتزام الصارم بسياسة المشتريات الخاصة بالمنظمة والتأكد من تنفيذ جميع مستندات المشتريات واستخدامها وفقًا للسياسة.

إعداد خطة المشتريات قبل تاريخ بدء المشروع وتقديمها إلى رئيس العمليات ورئيس البرامج و/أو مدير المشروع للموافقة عليها.

إعداد تقرير شهري حول أنشطة المشتريات لجميع المشاريع النشطة.

تحديد وتقييم الموردين/البائعين، والتفاوض على العقود، وضمان التسليم في الوقت المناسب للسلع والخدمات.

تنفيذ خطط الطوارئ والاستجابة السريعة في حالة الشراء في حالات الطوارئ في المواقف الحرجة وغير المستقرة.

إدارة الطلبات وترتيب تخزين المواد والمعدات والتأكد من أنها تلبي متطلبات أوامر الشراء.

التعامل مع جميع الأصول الثابتة للمنظمة وتحديثها ومراقبتها.

التأكد من أن الموردين يسلمون موادهم وخدماتهم وفقًا لمعايير السعر والوقت والتوافر والكمية والجودة المتفق عليها مع مدير المشروع.

تطوير قائمة الموردين الموثوق بهم المفضلين والتي تصنف الموردين المختارين بناءً على الخبرة السابقة من حيث المساءلة والتعاون والسعر والجودة والوقت.

التأكد من تدقيق جميع الفواتير للتأكد من امتثالها لشروط العقد والإشراف على إغلاق العقد.

– إجراء زيارات ميدانية نصف شهرية أو متكررة لأصحاب المصلحة المعنيين (البائعين والموردين والشركاء المؤسسيين والمطاعم) للتأكد من تنفيذ عملية الشراء وفقًا لسياسات وإجراءات المنظمة بالإضافة إلى العقد المتفق عليه، مع الحفاظ على علاقة مهنية معهم.

مراقبة أداء الموردين ومعالجة أي مشكلات أو تناقضات على الفور إلى رئيس العمليات.

ترتيب عمليات التسليم والتخطيط وتتبع شحنات المنتجات وفقًا لمتطلبات الطلب.

استلام البضائع بفواتير ومذكرات تسليم دقيقة.

تنفيذ الطلبات وإدخال البيانات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات للمخزون والخدمات اللوجستية.

إعداد تقارير دقيقة تتعلق بالتسليم وأوامر الشراء.

البقاء على اطلاع دائم على اتجاهات الصناعة ولوائح المشتريات وأفضل الممارسات لضمان الامتثال والكفاءة.

أداء أي مهام إضافية، عند الطلب من رئيس العمليات.

التقرير إلى: رئيس العمليات

المسؤولية الإشرافية: —

التعاون مع: المدير التنفيذي، MEAL، رؤساء البرامج، المحاسبة، المالية، الموارد البشرية، والاتصالات، فريق الميدان.

المعرفة والخبرة

يفضل أن يكون حاصلاً على درجة البكالوريوس في إدارة سلسلة التوريد أو التمويل أو المبيعات أو إدارة الأعمال.

الخبرة في سلسلة التوريد أو الخدمات اللوجستية أو المشتريات.

الخبرة مع المنظمات غير الحكومية الدولية/غير الحكومية في المشتريات تعتبر ميزة إضافية

1. مهارات تحليلية قوية:

تحليل البيانات: القدرة على تحليل اتجاهات السوق والأسعار وأداء الموردين.

اتخاذ القرار: اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على تحليل التكلفة والفائدة.

2. مهارات التفاوض

الإقناع: مهارة في التفاوض على الشروط والخصومات والعقود المواتية.

بناء العلاقات: بناء علاقات إيجابية طويلة الأمد مع الموردين.

3. الاهتمام بالتفاصيل

إدارة العقود: ضمان امتثال العقود للمتطلبات والمواصفات القانونية.

ضمان الجودة: الاهتمام بمواصفات المنتج والجودة والامتثال للمعايير.

4. الفطنة المالية

الميزانية: فهم الميزانيات والعمل ضمن القيود المالية.

التحكم في التكاليف: التركيز على خفض التكاليف دون التضحية بالجودة.

5. الحكم الأخلاقي

النزاهة: تجنب تضارب المصالح والرشاوى وضمان اختيار الموردين بشكل عادل.

الشفافية: الحفاظ على الانفتاح في عمليات الشراء لتجنب التحيز أو الممارسات غير الأخلاقية.

5. التواصل الممتاز

التنسيق الداخلي: العمل بشكل وثيق مع الإدارات المختلفة لفهم احتياجاتهم.

التواصل الخارجي: إشراك الموردين والتفاوض على الشروط وضمان التواصل الواضح لاحتياجات المنظمة.

6. إدارة الوقت والتنظيم

تعدد المهام: إدارة أوامر الشراء المتعددة والمواعيد النهائية والموردين في وقت واحد.

تحديد الأولويات: يمكن تحديد أولويات المهام العاجلة والمهمة بشكل فعال.

7. القدرة على التكيف وحل المشكلات

المرونة: التكيف مع ظروف السوق المتغيرة أو مشكلات الموردين أو تغييرات الميزانية.

المرونة: العثور بسرعة على موردين أو حلول بديلة عند مواجهة التحديات.