مطلوب مساعد/ة إداري/ة لدى NGO – lebanon

يشمل عمل المساعد/ة الإداري/ة، على سبيل المثال لا الحصر، المسؤوليات التالية:

• تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية وتوجيهها داخل فريق العمل

• إدارة المراسلات الألكترونية والورقية الواردة والصادرة
• صياغة وتحرير وتصحيح رسائل العمل والمذكرات ورسائل البريد الإلكتروني

• تحديد المواعيد وتبليغ المعنيين بها
• تنظيم لوجستي للإجتماعات يشمل تحضير/حجز القاعة والتأكد من جودة التجهيزات وتحضير نسخ عن الوثائق المطلوبة للإجتماع بالتنسيق التام مع الإدارة

• إدخال معلومات ضمن جداول وتنظيمها إلكترونياً وورقياً
• خبرة في تحديث وصيانة لوائح معلومات الإتصال والسجلات

• إدارة الأرشيف وتنظيمه
• إدارة اللوازم والمعدات المكتبية وتشمل مسح دوري للإحتياجات وشراء ما يلزم بالتنسيق التام مع الإدارة
• توفير المعلومات للموظفين أو العملاء
• الإشراف على أعمال التنظيف والحفاظ على بيئة هادئة ونظام عمل مريح للجميع بما يتلاءم مع قرارات الإدارة

• المساعدة في تتبع النفقات وسدادها.

• إدارة المصروفات النثرية للمكتب.

• إعداد وتجهيز الفواتير وطلبات الشراء
• توجيه الزوار إلى الموظف أو الإدارة المختصة.
• توفير المعلومات المطلوبة للزائرين والمساعدة الأساسية
• تنسيق السفر: ترتيب أماكن السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والنقل.

المؤهلات:

• شهادة جامعية إضافة إلى دورات تدريبية في هذا مجال الإدارة

• المهارات التنظيمية ومهارات إدارة الوقت

• قدرة على التواصل والتفاعل والتعبير بشكل جيد

• كفاءة في العمل على الحاسوب (Excel, Microsoft, power-point, Google workspace )

• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في العمل

• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية
• القدرة على التكيف وعلى العمل بشكل مستقل وكجزء من الفريق.
• إتقان اللغة العربية والإنكليزية بشكل أساسي، واللغة الفرنسية ميزة إضافي