وظيفة شاغرة Admin Assistant

ستقوم المساعدة الإدارية بدور أساسي في دعم العمل الفعال في المركز الذي يعتبر مكاناً أمناً للنساء والفتيات. تتطلب هذه الوظيفة مهارات استثنائية في التنظيم والإدارة، بالإضافة إلى التزام قوي بإنشاء بيئة آمنة وداعمة للنساء والفتيات. ستعمل المساعدة الإدارية عن كثب مع فريق البرامج وستقدم الدعم الإداري لضمان سير العمل بسلاسة والتواصل الفعال وتنسيق الأنشطة ضمن المكان الآمن.

المسؤوليات الرئيسية:

1. الدعم الإداري:
   • إدارة المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية والاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني والتعامل مع المراسلات.
   • الحفاظ على سجلات وملفات وقواعد بيانات دقيقة تتعلق بأنشطة البرامج والمشاركات والموارد.
   • المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات والفعاليات، وضمان التنسيق واللوجستيات المناسبة.
   • إعداد الوثائق والتقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة، مع ضمان الدقة والتسليم في الوقت المناسب.
   • متابعة دوام الكادر العامل في المركز وتسجيل التأخير والغياب وإعلام مديرة المركز بها وتسجيل عدد التأخيرات والاجازات ومشاركتها بشكل مباشر مع مسؤولة الموارد البشرية.
   • التعامل مع واجبات إدارة المكتب العامة، مثل طلب اللوازم وصيانة معدات المكتب.
2. دعم المشاركات:
   • استقبال ومساعدة المشاركات وضمان بيئة ترحيبية وآمنة للجميع.
   • توفير المعلومات حول خدمات وبرامج وموارد المكان الآمن للمشاركات والزوار.
   • المساعدة في عملية التسجيل والحفاظ على سجلات المشاركات بسرية وحساسية.
   • الدعم في تنسيق ورش العمل والندوات والفعاليات، بما في ذلك التواصل مع المشاركات والتنسيق اللوجستي.
3. التواصل والتنسيق:
   • العمل كوسيط بين فريق البرامج والمشاركات والجهات الخارجية، وضمان قنوات تواصل فعالة.
   • الحفاظ على التواصل المنتظم مع أعضاء الفريق، ومشاركة التحديثات والتذكيرات والمعلومات ذات الصلة.
   • المساهمة في إنشاء ونشر المواد الترويجية والنشرات الإخبارية ومحتوى وسائل التواصل الاجتماعي.
   • تنسيق ودعم الاجتماعات الداخلية، واتخاذ محاضر الاجتماعات، ومتابعة الإجراءات.
4. عمليات المكان الآمن والحماية:
   • ضمان نظافة وتنظيم وصيانة المكان الآمن، والالتزام باللوائح الصحية والسلامة.
   • تنفيذ بروتوكولات السلامة وإجراءات الطوارئ، وضمان رفاهية وحماية المشاركات.
   • الحفاظ على سرية وحماية المهام والمعلومات المتعلقة بالمشاركات والأنشطة.
   • تنفيذ إجراءات وسياسات الحماية لضمان خصوصية وسلامة المشاركين.

المؤهلات:

• إجازة في إدارة الاعمال أو ما يعادلها؛ الحصول على شهادات إضافية أو تدريب ذي صلة يعتبر ميزة.
• خبرة ثلاث سنوات على الأقل مثبتة كمساعدة إدارية أو في وظيفة مماثلة، ويفضل في مجال الخدمات الاجتماعية أو غير الربحية.
• معرفة بالقضايا والتحديات التي تواجه النساء والفتيات، لا سيما فيما يتعلق بالحماية والتمكين.
• مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام والالتزام بالمواعيد النهائية.
• مهارات تواصل قوية، كتابة وشفهية، مع القدرة على التفاعل بفعالية مع المكونات المجتمعية المتنوعة.
• معرفة جيدة باللغة الانكليزية.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office) ) والمعرفة بإدارة قواعد البيانات.
• حساسية وتعاطف وفهم للسياق، والتزام بالحفاظ على سرية وأمان المشاركات والمعلومات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك ضمن فريق، مع القدرة على التعامل مع ضغوط العمل وتحقيق الأهداف المحددة.

يرجى ملاحظة أنه يمكن تعديل هذا الوصف وفقًا لاحتياجات ومتطلبات المنظمة.